In diesem Beitrag möchte ich meine Idee für digitale Formulare vorstellen.
Es ist bekannt, dass jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtet ist, diverse Meldungen bei den Behörden einzureichen. Dazu zählen beispielsweise Steueranmeldungen, Steuererklärungen, Meldungen für die Berufsgenossenschaft, Meldungen zur Sozialversicherung und viele weitere.
Früher wurde das über einfache Papierformulare und die Post abgewickelt. Jeder Bürger hat dieses System verstehen können. Seit der Einführung der IT gibt es zahlreiche Verfahren, um die notwendigen Daten digital bei den Behörden einzureichen. Diese Verfahren sind teilweise sehr kompliziert und verursachen unnötige Probleme, welche dann von Software-Beratern und IT-Technikern behoben werden müssen.
Als Voraussetzung für diese Lösung wäre ein sicheres E-Mail-System erforderlich. Dies ist ohnehin notwendig. Dazu wird es einen weiteren Beitrag geben.
Als nächstes müsste ein einheitliches, einfaches Dateiformat definiert werden. Eine einfache Tabelle, mehr braucht es nicht.
In der ersten Zeile der Tabelle würde eine Formularnummer hinterlegt sein, um zu definieren, um welchen Antrag/ um welche Meldung es sich handelt. In den weiteren Zeilen sind dann die Werte des Formulars gespeichert.
Das Anzeigeprogramm für die digitalen Formulare ist eine kleine Software ähnlich einem PDF-Reader, welche sämtliche Formularansichten in einer Datenbank hinterlegt hat. In der analogen Denkweise ist diese Datenbank eine Sammlung von leeren Formularen, welche hin und wieder aktualisiert wird. Es spielt keine Rolle, ob diese Datenbank lokal beim Anwender oder auf einem Server gespeichert ist.
Das jeweilige Formular wird mithilfe des Readers optisch angezeigt und die enthaltenen Werte, welche in der Tabelle gespeichert sind, werden automatisch eingefügt. Die Werte in der Tabelle stimmen stets mit den Werten im Formular überein.
Der Nutzer könnte die Tabelle entweder von einer Software erstellen lassen (z.B. von einer Buchhaltungssoftware) oder er könnte das digitale Formular manuell ausfüllen. Auch wäre es möglich, die Tabelle zunächst automatisch erstellen zu lassen um sie dann mithilfe des Readers manuell anzupassen.
Es ist nicht erforderlich, Signaturen oder zusätzliche Sicherungsmechanismen einzubauen, weil diese Funktionen bereits das sichere E-Mail-System erfüllt. Der Mensch ist verantwortlich für das Formular, welches er einreicht.
Als Ergebnis dieses Verfahrens hat der Anwender etwas Ähnliches wie eine ausfüllbare PDF-Datei. Die Inhalte des Formulars sind in der kleinen Datei gespeichert, die dann per E-Mail übermittelt wird, automatisch oder manuell. Da jeweils nur eine sehr kleine Datei gesendet wird, ist es auch dann für Server und sonstige Technik kein Problem, wenn alle Unternehmen am selben Tag ihre Formulare einreichen.
Zusammenfassung:
Notwendige Komponenten:
- Einheitliches E-Mail-System für die sichere Kommunikation zwischen Behörden und Unternehmen
- Formular-Reader
- Datenbank mit Vorlagen für alle Formulare des Landes
- geeignetes Dateiformat für die Tabelle
Die Vorteile dieses Systems sind:
- einheitliches System für alle Anträge und Meldungen/ für jede Behörde
- universelles System auf allen Ebenen der Verarbeitung
- manuell oder automatisch bedienbar
- einheitliche Schnittstelle für Softwareanbieter
- es müssen nur sehr kleine Dateien übermittelt werden
- keine zusätzlichen Sicherheitsfunktionen oder Zertifikate notwendig (diese Aufgabe erfüllt das sichere E-Mail-System)
- Nutzer hat im E-Mail-System den Nachweis, welche Meldungen er wann geschickt hat
- die Verfahrensweisen sind für jeden Computernutzer nachvollziehbar und vertraut